50 Tips til bedre møder

Møder mig her og møder mig der. Vi møder os ihjel. Specielt fordi vi har arvet en mødekultur som er fra en svunden tid. Nu skal vi dele viden, generere ideer, skabe handling og ikke længere bruge møder til at orientere, koordinere, fortælles og rettes ind. Det kan gøres på andre måder.

Nu skal vi bruge møderne til at være kreative og skabe mere innovation. Dvs vi skal have brudt mødemønsteret og skabt et nyt der passer til en ny tid.

Når vi holder møder gør vi det tit på den sædvanlige måde:

  • Vi sætter os omkring et bord
  • Vi har en dagsorden på et stykke papir der måske er sendt ud i forvejen
  • Vi vælger en sekretær
  • Vi bliver orienteret
  • Vi diskutere udisciplineret,
  • Vi tager tilfældige beslutninger..
  • Osv
  • Osv

Det er et mønster.

Hvis man vil forbedre møderne går det i første omgang ud på at få brudt mønsteret.

Og til det levere Den Kreative Platform inspiration.

Danske Møder

Vores nationale særkende går også igen i vores mødekultur og møde-mønster. Kort vil jeg definere den med følgende positive træk som selvfølgelig er forenklede:

Nationale styrker:

  • Vi vil høres og taler ofte uden at blive spurgt
  • Vi er gode til trygt at hygge os sammen
  • Vi er ikke egoistiske men kan se det fælles formål
  • Vi fungere bedst med en demokratisk ledelse der er involverende
  • Vi beslutter os efter at alle er hørt
  • Vi smiler og griner meget
  • Vi acceptere at man har fokus på mødets formål
  • Vi respektere andres holdninger
  • Vi er gode til at dele ideer og viden uhæmmet
  • Vi kan godt lide at holde møder og være sammen

Kan vi bare altid gennemføre møder på basis af disse styrker, så gik det såmænd nok. Sådan er det ikke altid. Men det kan det blive.

Hyppige forandringer stiller krav til hyppige tilpasninger og nytænkning. Og det kræver at alle er med i processen. Derfor er teamorganisering relevant i modsætning til topstyring.

Da vi godt kan lide at være sammen og holde møder, har team organiseringen haft nemt ved at sprede sig i Danmark. Og dermed også med en øget møde frekvens. Det kræver en ny møde leder.

 

Ny Jobtittel: ”Møde facilitator”

Jeg har arbejdet med mange teams der ønskede at innovere. Dvs finde ud af hvordan de løser deres problemer på nye værdifulde måder. Dels i form af studerende i grupper med praksisnære opgaver, men også i virksomheds- og projekt teams.

Mine titler har heddet lige fra møde-facilitator og møde-coach til mere vante som mødeleder, ordstyrer eller projektleder, men også teambuilder.

Titlen kan fremme forståelsen. Den kan være vigtig for at sætte fokus på at der til møder er behov for en form for ledelse. Ledelsesformen er underordnet, trickset ligger i at den funktionaliseres, ikke personificeres.

Altså at man forstår ledelse som en funktion, ikke som en person. En møde-facilitator er et redskab til at få mødet ti at nå fra kaos til afklaring og handling hurtigst muligt.

Med afsæt i Den Kreative Platform som model, vil jeg prøve at give mine erfaringer videre i det følgende.

 

Den Kreative Platform som Møde-ramme

Brug principperne fra Den Kreative Platform som en grundforståelse af et ideelt møde. Målet er at skabe TRYGHED mellem deltagerne via en ikke-bedømmende samværsform. Det er også vigtigt at deltagerne er MOTIVEREDE for mødets formål så de alle tænker i samme retning dvs parallelt. Har man først deltagernes opmærksomhed og fulde KONCENTRATION så der er fokus på opgaven kan VIDENSDELING ske UHÆMMET og kreativiteten slippes løs.

Et møde er en proces. Og processen på Den Kreative Platform kan sagtens bruges som procesmodel for et godt møde.

Procesoversigten fra Den Kreative Platform:

Følgende DKP faser kan danne ramme for et godt møde. Faserne skal ses både som mødets overordnede forløb, men også i sekventeret form forløbet for hvert enkelt dagsordens punkt:

  • (1) Forberedelsen er vigtig for at kunne styre selve mødets forløb. I forberedelsen iscenesættes mødet, og facilitatoren ruster sig med de proces værkstøjer der forventes at blive brug for.
  • (2) Den røde løber, er mødets opstart. Her lægges grundlaget for et trygt møde, der måske er den alle vigtigste forudsætning for gode resultater i længden.
  • (3) Opgaven gives i næste fase. Det er afklaring af mødets formål, eller det enkelte dagsordenspunkts mål.
  • (4+5) Selve mødets forløb. Hvor viden lægges frem, og ideer til problemløsning uhæmmet anvendes til at fremme den bedst mulige løsning.
  • (6) Den blå løber, som er mødets afslutning. Her omsættes de bearbejdede ideer til handlingsplaner, deadlines og ansvarsområder.

Både principperne og den generiske procesmodel er ideelle redskaber til at skabe rammen om gode møder.

Ideer til Bedre Møder

Den Kreative Platform levere også mange konkrete metoder, 3D cases og idegenereringsteknikker som kan anvendes. I det følgende har jeg samlet nogle tips og tricks som kan bruges som inspiration.

Det er vigtigt at være godt klædt på som møde facilitator eller deltager, hvis man vil prøve at ændre mødernes form eller indhold og skabe en forbedring.  Man er op imod en meget stærk mødekultur i Danmark, med faste mønstre. Men alle nye tiltag fødes bedst i modvind, så held og lykke med at få forbedret vores møder.

Ideerne her skal tages som ideer, og omsættes til din egen møde virkelighed:

  1. Start og slut mødet med et “tjek in“, og et “tjek ud”. Ex.: ”Jeg tjekker ind med at fortælle at jeg er utrolig glad i dag, fordi……….”.
  2. Uddel’post it’ blokke ved møde start. De appellere til kreativt brug.
  3. Aftal fra starten hvordan man får ordet. Ex.: man rækker fingeren op, der laves runder løbende, der anvendes en ’taleting’, et. cet.
  4. Start mødet med en god oplevelse hver. Det giver en positiv stemning fra starten.
  5. Giv plads til debat to og to. Hvis et emne har behov for afklaring, kan man indlede med at man sidder med sin side-makker og debattere, inden emnet luftes i plenum. Det øger involveringen og øger samtidig forståelsen, der ofte kommer når hver især får mulighed for at italesætte sine tanker.
  6. Sæt idegenerering på dagsordenen. Hvis et punkt har behov for debat og beslutning, vil en idegenerering kunne øge beslutningsgrundlaget. Følg 1-2-mange modellen, hvor idegenerering foretages individuelt evt på post it, dernæst deles ideerne med en makker og prioriteres for til sidst at blive fremlagt for gruppen.
  7. Provoker idegenereringen med roller, billeder, personer. Ex hvad ville en brandmand komme med ideer til denne opgave, eller hvad ville John Cleese komme med af ideer, eller hvad ville der komme af ideer i en mælkebøtte mark.
  8. Stop irrelevant snak omgående. Appeler til at det tages på et andet tidspunkt. Sig.: ”Har dette relevans……?”. Ordstyreren/facilitatoren skal være vågen og hele tiden forholde indslagene fra deltagerne til relevansen for mødets fokus.
  9. Vær helt enige i starten om formålet med mødet. Det gælder også de enkelte dagsordens punkter. Formålet afklares ved ex. At stille spørgsmålet: ”hvorfor er dette vigtigt?”.
  10. Aftal et afgrænset tidsrum for hvert dagsordens punkt og mødet som helhed. Facilitatoren kan så følge op på tidsaftalen.
  11. Brug sociale medier. Til deling af referater, diskussioner, opgaveløsninger, netværksforslag, filer, opfølgning, ideer mm. Så mødet ikke skal bruges på orientering, men til at idegenerere og handleplaner. Forskellige sociale medier kan bruges til forskellige ting, så brug gerne flere på samme tid og i samme gruppe.
  12. Funktionaliser ledelsen i en relations- og en resultatorienteret ledelsesfunktion der evt kan gå på skift. Den relationsorienterede leder kan man instedet for ordstyrer kalde ’grøn leder’ , som har fokus på at alle deltager høres og deres viden involveres. Og ingen dominere snakken. Den resultatorienterede kan i stedet for sekretæren også kaldes ’rød leder’, og have fokus på at få taget beslutninger og fulgt op på disse. På den måde gøres ledelse til en funktion og ikke en person, og alle tænker i ledelse og bliver på et tidspunkt selv ledere, hvis man skiftes. Huske at give dem feed back efter hvert møde, for at udvikle mødekulturen
  13. Afslut alle møder med en feed back runde hvor frustrationer og gode råd deles. En feed back runde til sidst er med til at forbedre møderne, da fremhævelse af mødets gode og ønskværdige oplevelser virker stærkest lige efter mødet.
  14. Hold Skype møder. Eller på andre konferencesystemer hvis muligt, og suppler med udvidet videndeling via sociale medier. Man behøver ikke at være sammen fysiske hver gang. Hellere oftere og kortere møder.
  15. Forbered mødets fysiske ramme. Sæt stolene, bordene, på forhånd. Eller hav en skitse klar ved start. Specielt hvis man vil ændre på mødets indhold og form, er det vigtigt også at ændre på den fysiske ramme.
  16. Skab flere team aktiviteter, under de traditionelle team møder. Sæt  dem gerne på dagsordenen  som kreative kicks eller 3D cases.
  17. Stående møder. Etabler stå borde og smid stolene væk. Ved at stå op, øges koncentrationen og møderne afkortes helt naturligt.
  18. Etabler ide-møder med korte intervaller imellem møderne. Møder skal have fokus på løbende at samle forbedringsforslag op på en forbedringstavle. Forbedringstavlen deles i 4 felter med hhv ideer, prioriteringer, igangsatte og afsluttede forbedringsforslag.
  19. Brug billeder. Spred billedkort ud på bord og lad deltagerne vælge billeder der fortæller om noget i forbindelse med det I vi arbejder med. Det kan være alt lige fra at skulle præsentere sig selv til hvilken vision de ser for projektet.
  20. Bryd mønstret. Har virksomheden stået i en svær situation og ingen ideer til forbedringer kan man lave en mønsterbryder proces. Lav først en liste med regler og mønstre i din virksomhed. Bryd dem så, ved at forslå diametralt modsatte eller anderledes ting. Det skal nok sætte idegenereringen i gang.
  21. Drejebøger. Suppler dagsordener med udførlige drejebøger. Drejebøger skal ikke kun indeholde, hvad deltagerne skal tale om, men i lige så høj grad, hvordan de skal arbejde, med hvem, hvor, og med hvilke værk- tøjer.
  22. Minimer plenum-formen. Den er dræbende I længden og oftest årsag til at møder trækker ud. Aktiver så mange som muligt hele tiden. Så deres viden og erfaring bliver brugt uhæmmet. Arbejd i mindre grupper med meget konkrete opgaver.
  23. Minimer diskussionerne. Vi bruger diskussionsformen i langt størstedelen af mødetiden. Diskussionesformen er en form for destruktiv brainstorming. Men vi føler sjovt nok at den er vigtig for at få belyst emnet godt, og at få så mange ideer frem som muligt, så beslutningen kan træffes. Desværre sker det modsatte oftest.
  24. Spil musik. Sæt noget godt musik på når deltagerne ankommer til mødet. Eller spil dæmpet musik under mødet som en form for musak.
  25. Brug korte deadlines og én opgave pr deadline. En opgave kan være et dagsordenspunkt, men det kan også være projektets overordnede formål. Sørg for at stille skarpt på en opgave. Hvis den er for stor, definers først formålet, siden brydes formålet ned I mindre focus punkter. Ellers går det galt. Giv så deltagerne én opgave ad gangen.
  26. Brug fysiske beslutningsmetoder. Få hele gruppen på banen og kom videre, når I er kørt fast. Eksempelvis: »Stil jer på en række alt efter om i synes, at vi er klar til at træffe en beslutning, eller om i synes, at vi skal drøfte det her mere. De, der synes, at vi kan beslutte nu, stiller jer til højre. De, der synes vi skal tale mere om det, stiller jer til venstre.«
  27. Iscenesæt mødet. Leg med rummets indretning, og placer deltagerne I forhold til opgaven. Eksempelvis, lad dem kigger i samme retning, hvis de skal udvikle sammen. Eller lad dem kigge mod hinanden, hvis de skal synliggøre uenigheder og diskutere. Eller kik væk fra hinanden hvis de skal idegenerere individuelt i tavshed. Eller lukke øjnene hvis de skal samle opmærksomheden om den næste opgave. Blikretningen og placering af deltagere er enkle måder at bryde mønstret på. Hvad angår scenografi, så placer bordene, så de ikke gør folk passive. Eksempelvis i en cafe-opstilling.
  28. Parker »vigtige udfordringer« og »proces- spørgsmål«. Anerkend centrale udfordringer, grundlæggende spørgsmål eller problemer ved at formulere dem, og hænge dem op, men lad det ikke blokere for, at der arbejdes videre med punktet.
  29. Brug flip over. Lad en deltager samle mødets resultater, eller diskutioner med nogle få stik på en flip over. Det virker afgrænsende, driver mod en koncensus og fokusere diskutionen.
  30. Bevæg dig rundt som facilitator. En mødefacilitator skal ikke sidde ned hele tiden. Du minimerer din indflydelse markant, hvis du sidder bag et bord. Bevæg dig i stedet rundt under mødet, stil dig tæt ved de personer der er svære at styre, læg evt en hånd på vedkommendes skulder og bed diskret om at være stille, mens andre taler.
  31. Fisken på Disken. Går mødet I hårdknude skal trolden frem i lyset. Med andre ord, fisken skal på disken, ellers ligger den og stinker. Skal der være en konfrontation skal den tages på mødet ikke bagefter. Eksempelvis: »Jeg kan se, at du ruller med øjnene, og jeg har en ople- velse af, at du ikke er indstillet på at planlægge projektet, men …….”
  32. Planlagt brainstorming. Sæt evt brainstorm på dagsordenen. Brainstorming (ideation) er den mest populære gruppe kreativitets øvelse. Den er hurtig, nem og virker. På Den Kreative Platform bruges brainstorming på mange forskellige måder. Og med få tilpasninger kan mange af dem kan sagtens anvendes i mødesammenhæng. Det vigtige er at den aftales, eller planlægges så der ikke sidder nogle der brainstormer og nogle andre der gør lige det modsatte. Når vi brainstormer tænker vi divergent, bedømmer ikke ideerne og søger at tænke så vildt og anderledes som muligt. Og netop det sidste er vigtigt at have som mål. Facilitatoren skal efterlyse så radikalt nye ideer, ellers kommer der som regel ikke noget nyt frem under mødet.
  33. Afklar mål løbende. Måske lyder et sært. Men man kan ikke tit nok stille spørgsmålet: “hvad har vi som mål med dette her?” eller hvis snakken går livligt siger: “Hvad har vi lige gang I nu?”. At orienterer deltagernes opmærksomhed I samme retning er alfa og omega for et godt møde. Målet med et specifikt emne er bedst at udtrykt med et præcist spørgsmål.  ‘Hvordan kan vi gøre det bedre?’ er ikke så godt som ‘Hvordan kan vi fordoble slagstallene i de næste 12 måneder?’
  34. Spørg 5 x hvorfor til problemet. Udfordre debatpunktet eæler problemstillinge med at stille fem gange hvorfor. Prøv – det virker.
  35. Design problemstillingen eller løsningen. Udlevér spagetti, skumfiduser, tape, pap og bed dem designe et forslag. Alternativt udlever en stak legoklodser.
  36. Hoved, hånd, hjerte. Udforsk problemstillingen fra flere vinkler ved at spørge fra hovedets vinkel: “Hvad gør det logisk og fornuftigt?”, og fra hjertets vinkel: “Hvad gør det følelsesmæssigt engagerende?”, og fra håndens: “Hvad gør det praktisk og konkret?”.
  37. Sammensæt heterogene udviklingsgrupper. Hvis alle er fra den samme afdeling kan kreativitet blive afgrænset og du kan få ‘gruppe tænkning’. Vælg gruppen omhyggeligt. Et antal på mellem 6 og 8 er til udviklingsgrupper ideelt. Hvis der er for få er der ikke diversitet i ideerne. Er der for mange vil det være svært at styre og engagerer sig i processen.
  38. Møde facilitator. Sæt som mål at I vil nå ambitiøse mål, blive en succes, skabe radikalt nyt eller lign., ved hjælp af verdens bedste mødekultur med verdens bedste møde facilitering. En god mødekultur udvikler også et godt teamwork. Men ikke hvis det ikke italesættes som en visionær ide. Og som redskab udvikler i funktionen: Møde facilitator.
  39. Undgå at chefen er facilitator. Autoritære chefer i grupper er ødelæggende, da de ødelægger diskussionen. Hvis chefen er til stede, vil det være bedre at have en uafhængig facilitator. En der kan engagere folk i processen og stoppe dem der overtager styringen.
  40. Tankestorm. Udvikl nye visioner for projektet ved hjælp af en tankestorm. Deltagerne sætter sig selv i en fremtidig ønsket situation og snakker som om de er tilstede der. Facilitatoren styre ved hele tiden at stille spørgsmål: ”Hvad oplever du?”, og alle snakker i munden på hinanden.
  41. Visualiser mest muligt på mødet. Lav sketch boards inden mødet og præsenter problemstillingen visuelt den vej.
  42. Lav handlingsplanen som et Gannt kort på et fortrykt flip over. Lav skemaet så det er let at gå til, evt med facilitatoren ved tavlen.
  43. Tegn en SWOT analyse på tavlen. Bed om input i form af gule post it sedler der sættes ind i SWOT skemaet og kan byttes rundt under diskussioen.
  44. På A3 at tegne et mind map udfra et valgt fokus, ide eller problem. Kan states individuelt og deles to og to.
  45. Lav story boards i små grupper. Del evt gruppen i flere undergrupper og lad dem lave et story board som samler ideerne og handlignsplanen og ansvarfordelingen.
  46. Klæb post it sedler med ideer på vinduerne og døre. En idegenerering der producere post it sedler, skal også have en tavle de kan komme op på. Find utraditionelle opklæbningssteder.
  47. Lav mind maps på elektronisk tavle. Lad sekretæren mind mappe alle diskussionernen løbende så alle kan følge med på den elektronsike tavle.
  48. Tillad  ide-vurderinger på et sendt tidspunkt. Den mest vigtige regel ved møder med brainstorming er – ingen bedømmelse. Brainstorming kan også gøres på små isolerede problemstillinger. For at få så mange skæve ideer frem som muligt er det vigtigt at de ikke møder kritik eller vurdering. Enhver ide der kommer frem – lige meget hvor skæv den er – skal skrives ned. Hold deltagerne i den søgende åbne og ikke dømmende fase så langt tid som muligt.
  49. Masse producer ideer. Jo flere ideer jo bedre.  Kvantitet fremmer kvalitet. Det er en Darwinistisk proces. Jo flere divergerende ideer der kommer frem, jo større chance er der for at en af dem overlever.
  50. Afslut altid med noget der kan følges op på. Selvom tiden er løbet løbsk og folk er på vej ud af døren, så afslut med en aftale om deadline og opgaver til næste gang. Hvis deltagerne ikke ser at der sker noget fra møde til møde, mister de troen på ledelsen og gruppens formål.

This entry was posted in Generel. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *